Jelen Adatkezelési tájékoztató azokat az információkat foglalja össze, amelyeket Önnek érdemes tudnia arról, hogy hogyan használjuk és védjük a személyes adatait az EU Általános Adatvédelmi Rendeletének (GDPR) előírásai alapján A 2023. évi 36. Országos Tudományos Diákköri Konferencia Kémiai és Vegyipari Szekció megrendezése során.

 

• 1. Kihez fordulhat?

A 2023. évi 36. Országos Tudományos Diákköri Konferencia Kémiai és Vegyipari Szekció megrendezéséhez fűződő adatkezelései kapcsán a Szegedi Tudományegyetem az adatkezelő, viszont a konkrét adatkezelést az alábbi szervezeti egységén keresztül végzi:

 

Szegedi Tudományegyetem Természettudományi és Informatikai Kar

Kapcsolattartó neve: Dr. Kukovecz Ákos intézetvezető egyetemi tanár

Levelezési cím: 6720. Szeged, Rerrich B. tér 1.

Tel.: +36 (62) 54-4615

E-mail cím: otdk36kemia@sci.u-szeged.hu

Honlap cím: http://sci.u-szeged.hu/otdk36kemia/

Adatvédelmi tisztviselő neve és elérhetősége: megtalálható jelen Adatkezelési tájékoztató 11.1. pontjában.

 

Forduljon hozzánk bizalommal a fenti elérhetőségek valamelyikén, amennyiben az adatkezeléssel kapcsolatosan kérdése adódna.

 

• 2. Milyen főbb jogi előírások mentén járunk el?

Tájékoztatjuk, hogy az Ön személyes adatait

• a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 az Európai Parlament és a Tanács rendeletének (GDPR), valamint
• az információs önrendelkezési jogról és az információszabadságról szóló 2011. évi CXII. törvény
• a rendezvény érinthet 16. életévüket be nem töltött személyeket is, ezért a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló 2016/679 az Európai Parlament és a Tanács rendeletének 8. cikke alapján a rendezvény regisztrációs felületén a 16. életévét be nem töltött személyek regisztrációja során a szülői felügyeletet gyakorló személy jár el
• a Polgári törvénykönyvről szóló 2013. évi V. tv.
• az adózás rendjéről szóló 2017. évi CL. törvény (Art.),
• a személyi jövedelemadóról szóló 1995. évi CXVII. törvény (Szja.),
• a számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (Szvt.),
• a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvény (Ltv.),
• a személyazonosító jel helyébe lépő azonosítási módokról és az azonosító kódok használatáról szóló 1996. évi XX. törvény (Szaztv.)

rendelkezései szerint kezeljük.

 

• 3. Van-e Adatvédelmi Szabályzata a Szegedi Tudományegyetemnek?

Igen. A Szegedi Tudományegyetem Adatvédelmi Szabályzata az alábbi linken érhető el: http://www.u-szeged.hu/szabalyzatok

 

• 4. Milyen adatkezeléseket valósítunk meg?
  

A 2023. évi 36. Országos Tudományos Diákköri Konferencia Kémiai és Vegyipari Szekció megrendezése során az alábbi adatkezelési tevékenységeket végezzük:

4.1. regisztráció, kapcsolattartás, a rendezvény lebonyolítása

4.2. a konferenciához kapcsolódó programfüzet, kiadványok készítése

4.3. tagozati jegyzőkönyvek készítése

4.4. díjazáshoz kapcsolódó adatkezelés

4.5. Hírösszefoglaló

4.6. kép- és hangfelvétel (videofelvétel)

 

4.1. Regisztráció, kapcsolattartás, rendezvény lebonyolítása

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Mi az adatkezelés jogalapja?	Meddig tároljuk?
Családi és utónév	beazonosítás érdekében	önkéntes hozzájárulás	az önkéntes hozzájárulás visszavonásáig, de legfeljebb a rendezvény zárását követő 3. év végéig. A kapcsolódó számviteli bizonylatok megőrzendők a Számviteli tv. 169.§ (1) bek.-ben előírt 8 évig
e-mail cím	kapcsolattartás érdekében
születési hely és idő	szállásfoglalás érdekében (amennyiben szükséges), valamint a beazonosítás érdekében
lakóhely irányítószáma	szállásfoglalás érdekében (amennyiben szükséges)
személyi igazolvány száma	szállásfoglalás érdekében (amennyiben szükséges)
étrend, ételallergia	speciális étkezés biztosítása érdekében
kiválasztott program	a rendezvény lebonyolításához kapcsolódóan
tagozat neve
oktatási intézmény neve
Zsűritagok esetében: név emailcím
szerepkör a konferencián

 

4.2. A konferenciához kapcsolódó programfüzet, kiadványok készítése

 

Az ide tartozó adatokat az OTDK online rendszeréből vesszük át. A programfüzetet és egyéb, a konferenciához kapcsolódó kiadványok nyomtatott formában, valamint a Konferencia honlapján is megjelenésre kerülnek.

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Mi az adatkezelés jogalapja?	Meddig tároljuk?
név oktatási intézmény TDK dolgozat címe TDK dolgozat rezümé	a Konferencián pályamunkát bemutatókról tájékoztatás céljából a nyilvánosság számára, nyomtatott formában és online felületeken, tudományismereti népszerűsítés érdekében történő társadalmi informálás érdekében	GDPR 6. cikk (1) e) közérdekű feladat, az SZTE mint felsőoktatási intézmény a 2011. évi CCIV. tv. 11.§ (d) bekezdés szerinti tehetséggondozással összefüggő feladatai ellátása érdekében	A rendezvény zárását követő 3. év végéig.

 

4.3. Tagozati jegyzőkönyvek készítése

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Mi az adatkezelés jogalapja?	Meddig tároljuk?
név tagozat neve oktatási intézmény dolgozat címe elért eredmény	a rendezvény lebonyolításának dokumentálása	GDPR 6. cikk (1) e) közérdekű feladat, az SZTE mint felsőoktatási intézmény a 2011. évi CCIV. tv. 11.§ (d) bekezdés szerinti tehetséggondozással összefüggő feladatai ellátása érdekében	A rendezvény zárását követő 3. év végéig.

 

4.4. A díjazáshoz, jutalmak kifizetéséhez kapcsolódó adatkezelés

 

A bírálatok alapján a pályázók oklevelet kapnak, valamint pénzjutalomban, illetve tárgyjutalomban részesülhetnek. Az eredményeket a konferenciához kapcsolódó sajtóhírekben nyilvánosságra hozzuk.

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Mi az adatkezelés jogalapja?	Meddig tároljuk?
név, anyja születési neve, születési helye, ideje, állandó lakhelye, levelezési cím, adóazonosító jel, TAJ-szám, számlavezető bank neve, bankszámlaszám	A jutalom kifizetése érdekében	GDPR 6. cikk (1) e) közérdekű feladat, az SZTE mint felsőoktatási intéz-mény a 2011. évi CCIV. tv. 11.§ (d) bekezdés szerinti tehetséggondozással összefüggő feladatai ellátása érdekében. A bizonylatok kiállítása, adat-tartalma az SZTE-nak Számviteli tv. által meghatározott jogi kötelezettségen alapul (GDPR. 6.cikk (1) c. pont)	A számviteli bizonylatok megőrzendők a Számviteli tv. 169.§ (1) bek.-ben előírt 8 évig

 

4.5. Hírösszefoglaló

 

A 2023. évi 36. OTDK Kémiai és Vegyipari Szekcióban elért eredményekről – a nyertesek alábbi személyes adatait is tartalmazó – hírösszefoglalót készítünk, online platformokon teszünk közzé.

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Milyen jogon kezeljük?	Meddig tároljuk?
Díjazott neve, eredménye	Beazonosíthatóság, valamint a teljesítmény elismerése, továbbá a tudomány népszerűsítése érdekében	Közérdek	A hírösszefoglaló célhoz kötöttségét legalább 3 évente felülvizsgáljuk.

 

4.6. Kép –és hangfelvétel (videófelvétel)

 

Tájékoztatjuk, hogy a programon közérdekből kép- és hangfelvételt (videófelvételt) készítünk, tömegfelvételek formájában és nyilvános közéleti szerepléshez kapcsolódóan, továbbá individualizált (egyedi felvétel) formájában.

 

Egyben felhívjuk a figyelmét, hogy az esemény sajtónyilvános.

 

Tömegfelvételek és nyilvános közéleti szerepléshez kapcsolódó adatkezelés

 

Tömegfelvételek formájában és nyilvános közéleti szerepléshez kapcsolódóan közérdekből készítünk kép- és hangfelvételt (videófelvételt).

 

A Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48. § (2) bekezdése alapján a tömegfelvételek, valamint a nyilvános közéleti szereplés esetén nincs szükség az érintett hozzájárulására sem a felvétel elkészítéséhez, sem annak felhasználásához. Azonban az érintetteket előzetesen tájékoztatni kell ilyen esetben is, ezért az előzetes tájékoztatási kötelezettségünknek jelen Adatkezelési tájékoztatóval és a helyszínen, a „Tájékoztatjuk, hogy jelen esemény során kép- és hangfelvétel (videófelvétel) készül” figyelem-felhívás elhelyezésével teszünk eleget.

Ugyanakkor mivel a Szegedi Tudományegyetem elkötelezett a személyes adatok valamennyi formájának védelme és biztonsága, valamint a személyiségi jogok tiszteletben tartása mellett, ezért tájékoztatjuk, hogy a tömegfelvételeket, valamint a nyilvános közéleti szereplés tekintetében a felvételeket az esemény népszerűsítésére, marketing céllal a Szegedi Tudományegyetem online és offline csatornáin keresztül használjuk fel, különösen a 2023. évi 36. OTDK Kémiai és Vegyipari Szekció honlapján és közösségi médiás felületein.

 

Tájékoztatjuk, hogy a tömegfelvétel illetve közéleti szerepléshez kapcsolódóan készített felvétel vonatkozásában élhet a tiltakozás jogával

• a programot megelőzően a kapcsolattartón keresztül, illetve
• a program helyszínén, az esemény szervezői felé jelezve ezt,

annak érdekében, hogy a szervezők a leghatékonyabban megoldhassák, hogy a felvételeken Ön ne szerepeljen.

 

 

Individualizált (egyedi) felvételhez kapcsolódó adatkezelés

 

 

Az individualizált felvételek elkészítéséhez és felhasználásához minden esetben hozzájárulást kérünk az érintett személytől a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény 2:48. § (1) bekezdése alapján. Az önkéntes hozzájárulás megadása során azonosítás céljából vesszük fel az alábbi adatokat.

 

Milyen adatokról van szó?	Miért vesszük fel?	Mi az adatkezelés jogalapja?	Meddig tároljuk?
Név (családi és utóneve)	Az adott személy beazonosítása érdekében vesszük fel.	Önkéntes hozzájárulás alapján.	Az önkéntes hozzájárulás visszavonásáig.
Születési név (családi és utóneve)
Édesanyja neve (opcionális, amennyiben a név nem egyértelműen azonosítja az adott személyt)
A 16. éven aluli személyek esetén a szülői felügyeletet gyakorló személy neve (családi és utóneve) születési neve (családi és utóneve) édesanyja neve (opcionális, amennyiben a név nem egyértelműen azonosítja az adott személyt)
Érintett személy/szülői felügyeletet gyakorló/törvényes képviselő aláírása

 

Az önkéntes hozzájárulás bármikor visszavonható. Tájékoztatjuk Önt, hogy a hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. A törlési kérelemben ugyanazon adatokat kérjük Öntől beazonosítás érdekében, mint a hozzájárulás megadása (vö.: fenti táblázat) során.

A felvett adatokat az önkéntes hozzájárulás visszavonásának (törlés) teljesítéséig, legfeljebb 30 napig tároljuk. Ezt követően már sem a visszavont személyes adatait, sem a törlési kérelmét nem tároljuk.

 

• 5. Ki ismerheti meg az Ön személyes adatát?

A 2023. évi 36. OTDK Kémiai és Vegyipari Szekció kapcsán az Ön személyes adatát jelen Adatkezelési tájékoztató 1. pontjában megnevezett adatkezelő szervezeti egység ismerheti meg, valamint azok, akik felé az Ön személyes adatát átadjuk, vagy továbbítjuk (együttesen címzettek).

 

5.1. Adatátadás szervezeten belül

 

A Szegedi Tudományegyetem Gazdasági Főigazgatósága számára számára adjuk át a kifizetetésekhez szükséges adatokat, a szervezeten belüli munkamegosztás okán, jogos érdekből. A Szegedi Tudományegyetem minden szervezeti egységét kötik az adatvédelmi előírások, adatkezeléseik tekintetében különösen ügyelnek a célhoz kötöttség, a tisztességesség, az átláthatóság, és az adatminimalizálás elveire.

 

5.2. Adattovábbítás szervezeten kívülre

 

• OTDT – a kapott támogatási összeggel történő elszámolás okán, jogos érdeken alapulóan
• pénzjutalommal kapcsolatos adatok egyes pályázók esetében továbbításra kerülnek a Szegedi TTK Öregdiák Alapítvány/a Magyar Államkincstár mint az SZTE számlavezető intézménye számára
• díjazottak nevét és releváns személyes adatait továbbítjuk a sajtó számára

 

5.2.1. Kép-és hangfelvétel (videófelvétel) továbbítása

 

• A rendezvényen készített felvételekből készített válogatás átadásra kerül a sajtó, valamint az SZTE felé.

 

• Az egyedi felvételek vonatkozásában az adattovábbítás kizárólag az Ön előzetes hozzájárulása alapján történik. Az esemény meghirdetése és népszerűsítése egyedi fotó felhasználásával történik a szervezők által koordináltan.
  

 

• 6. Igénybe veszünk-e adatfeldolgozót?

 

• Igen, a regisztráció lebonyolítása során az online felület (MODULO) üzemeltetője mint adatfeldolgozó a DEXTER Informatikai és Tanácsadó Kft jár el (székhelye: 7622. Pécs, Vargha Damján u. 4.).

 

• 7. Gyűjtünk-e Önről személyes adatot más forrásból?

 

Igen. Az Önről kezelt adatokat Öntől, valamint az OTDT online adatkezelő rendszeréből vesszük át, annak érdekében, hogy a konferenciát megrendezhessük az adatkezelésünk jogalapja jogos érdeken és közérdeken alapul.

 

• 8. Történik-e automatizált döntéshozatal az adatkezelések során?

 

Nem.

 

• 9. Milyen jogkövetkezménnyel jár az adatszolgáltatás elmaradása?

 

Az adatszolgáltatás elmaradása esetén Ön nem tud részt venni a rendezvényen.

 

• 10. Milyen jogai vannak Önnek?

 

A 2023. évi 36. Országos Tudományos Diákköri Konferencia Kémiai és Vegyipari Szekció megrendezése kapcsán Önt az alábbi jogok illetik meg:

1. tájékoztatáshoz való jog – tájékoztatást kérhet személyes adatainak kezeléséről. Az Ön tájékoztatáshoz való jogát jelen Adatkezelési tájékoztató elkészítésével és közzétételével biztosítjuk.
2. hozzáféréshez való jog – joga van az általunk kezelt személyes adatairól személyre szóló tájékoztatást, valamint másolatot kérni.
3. helyesbítéshez való jog – ha pontatlanságot észlel az általunk kezelt személyes adataiban, jogában áll javítást kérni.
4. az önkéntes hozzájárulás visszavonásához, valamint a törléshez való jog – az önkéntes hozzájárulás bármikor visszavonható. Tájékoztatjuk Önt, hogy a hozzájárulás visszavonása nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét. Amennyiben az adatkezelés önkéntes hozzájáruláson alapul és nincs más jogalap az adatkezelésre, továbbá jogos érdeken, vagy közérdeken alapuló adatkezelés esetén megtett tiltakozást követően, ha nincs más elsőbbséget élvező jogszerű ok a további adatkezelésre, kérheti személyes adatainak törlését.
5. tiltakozáshoz való jog – a jogos érdeken alapuló, vagy a közérdeken alapuló adatkezelés ellen bármikor tiltakozhat.
6. korlátozáshoz való jog – kérheti az adatainak korlátozását, pl. amikor vitatja a kezelt adatainak pontosságát, addig, amíg az adatkezelő ellenőrzi azok pontosságát, vagy pl. jogi igény érvényesítéséhez.
7. jogorvoslathoz való jog – jogainak megsértése esetén jogában áll jogorvoslattal élni.

 

• 11. Milyen jogorvoslattal élhet?

 

11.1. A Szegedi Tudományegyetem adatvédelmi tisztviselőjéhez fordulhat, az alábbi elérhetőségeken:

Dr. Lajkó Dóra

Cím: Szegedi Tudományegyetem, Rektori Hivatal, Adatvédelmi Iroda

6720 Szeged, Dugonics tér 13., 3. em., 304. szoba

Tel.: +36 (62) 342-376, +36 (62) 544-000/2376

E-mail: dpo@szte.hu

 

11.2. A Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulhat, az alábbi elérhetőségeken:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság

Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.

Levelezési cím: 1363 Budapest, Pf. 9.

Tel.: +36 (1) 391-1400

E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

 

11.3. Bírósághoz fordulhat

Az Ön által tapasztalt jogellenes adatkezelés jellegétől függően pert kezdeményezhet, akár a Hatóság ellen is. A perindítás lehetőségéről, módjáról és fórumairól az alábbi honlapon tájékozódhat: https://birosag.hu/birosagi-szervezetek

 

• 12. Van-e adatvédelmi tisztviselője a Szegedi Tudományegyetemnek?

 

Igen. A Szegedi Tudományegyetem adatvédelmi tisztviselőjének elérhetőségeit a 11.1. alpontban találhatja meg. Az adatvédelmi tisztviselő kapcsolattartási pontként szolgál Ön és a Szegedi Tudományegyetem között.